Guía del buzón de preguntas para eventos y seminarios: preguntas anónimas

Por qué no se anima el turno de preguntas de un evento

El turno de preguntas al final de un seminario o una conferencia. Aunque el moderador diga «Quien tenga alguna pregunta, que levante la mano, por favor», la sala se queda en silencio. Si organizas eventos, puede que esta escena te suene.

Los participantes no preguntan porque no tengan preguntas. Hay personas a las que el simple hecho de coger el micrófono y hablar delante de mucha gente les supone una barrera psicológica. Inquietudes como «¿y si mi pregunta está fuera de lugar?» o «¿no les estaré quitando tiempo a los demás participantes?» frenan las intervenciones. En los entornos profesionales formales, esta tendencia suele ser más fuerte.

Con un buzón de preguntas, esta estructura cambia. Los participantes pueden enviar preguntas de forma anónima desde el móvil, y los demás participantes no saben quién preguntó qué. Se reduce el reparo de «quizá sea una pregunta básica» y probablemente puedan enviar tal cual lo que quieren preguntar.

Preparación previa: código QR y aviso anticipado

Antes del día del evento, crea el buzón de preguntas y convierte la URL en un código QR. Pon el código QR al principio y al final de las diapositivas, en el material que se reparte y en los carteles de la recepción. Lo importante es que los participantes puedan entrar en el buzón de preguntas con solo escanearlo con la cámara del móvil. Si les haces escribir la URL a mano, hay quien abandona a mitad.

Incluye también la URL del buzón de preguntas en el correo de aviso del evento y en las publicaciones en redes sociales. Si avisas de que «si quieres preguntar algo el día del evento, puedes enviarlo antes por el buzón de preguntas», las preguntas deberían empezar a llegar antes del evento. Las preguntas previas también son útiles para los ponentes. Les permiten saber de antemano qué nivel de conocimientos tienen los participantes y qué les interesa, y les sirven para ajustar el contenido de la presentación.

En una conferencia con varios ponentes, es más fácil clasificar las preguntas si creas un buzón de preguntas distinto para cada ponente, o si en un único buzón de preguntas fijas la regla de añadir un prefijo como «Pregunta para X».

Recoger preguntas en tiempo real durante la ponencia

Abre el buzón de preguntas durante la presentación para que los participantes puedan enviar preguntas en tiempo real. Si muestras siempre el código QR en una esquina de la diapositiva, los participantes pueden enviar la pregunta en el momento en que se les ocurre.

Una de las ventajas de recogerlas en tiempo real es que llegan preguntas ligadas al contenido de la presentación. Si el turno de preguntas se hace todo junto al final, las preguntas sobre la primera parte tienden a olvidarse. En tiempo real, a veces llegan preguntas frescas como «no he entendido esta parte de lo que acabas de explicar».

Como al ponente le resulta difícil revisar las preguntas durante la presentación, una opción es que un moderador (el presentador o un asistente) vigile el panel y avise al ponente en cada pausa: «Han llegado preguntas». El moderador también se encarga de agrupar las preguntas repetidas y de seleccionar las más prioritarias.

Como precaución, no proyectes el panel del buzón de preguntas. Como se muestra el ID del remitente, afecta a la privacidad de los participantes. Al presentar las preguntas, que el ponente o el moderador las lean en voz alta.

Técnicas para conducir el turno de preguntas

Te presentamos algunas técnicas para conducir el turno de preguntas con las preguntas reunidas en el buzón de preguntas.

Primero, cómo elegir las preguntas. Da prioridad a las preguntas generales que afectan a todo el mundo y deja para después las demasiado concretas. Una pregunta como «¿Esta tecnología la puede usar alguien que empieza?» encaja con el interés de muchos participantes, pero para una como «¿Funciona en el entorno tan particular de nuestra empresa?» lo adecuado es una atención individual. Si a las preguntas individuales les dices «Hablemos directamente después del evento», ni el remitente ni los demás participantes tendrán que esperar.

Después, agrupar las preguntas parecidas. Preguntas como «¿Cuánto cuesta implantar X?», «¿Cuánto cuesta aprender X?» o «¿Cuánta carga supone gestionar X?» se pueden presentar juntas con un «Han llegado varias preguntas sobre la implantación» y responderlas de una vez, lo que resulta eficiente.

Por último, el reparto del tiempo. Cierra el turno de preguntas del buzón en el 80 % del tiempo previsto y dedica el 20 % restante a las «preguntas directas desde la sala». Después de responder a las preguntas anónimas del buzón de preguntas, el ambiente de la sala ya está más caldeado y es más fácil que salgan preguntas a mano alzada. A veces se crea un círculo virtuoso en el que las preguntas anónimas sirven de chispa y animan las preguntas cara a cara.

Seguimiento después del evento

Las preguntas que no dio tiempo a responder durante el evento se atienden después. Escribe las respuestas en la página pública del buzón de preguntas y comparte esa URL con los participantes del evento. Un correo o una publicación en redes sociales de seguimiento del tipo «He respondido a las preguntas que no dio tiempo a contestar» suele ser bien recibido por los participantes.

Si guardas una copia, las preguntas y respuestas ya respondidas también pueden servir de archivo del evento. Si publicas lo esencial de las preguntas y respuestas junto con el material de las ponencias, el contenido del evento llegará también a quienes no pudieron asistir. Si al anunciar el siguiente evento añades un resumen del tipo «Aquí están las preguntas y respuestas de la última vez», se transmite el ambiente del evento y puede animar a quienes se están planteando asistir.

En los eventos periódicos, es útil analizar en cada edición qué tendencia siguen las preguntas. A partir de las preguntas puedes ver en qué temas se concentra el interés de los participantes y qué nivel de conocimientos tienen, y aprovecharlo para elegir el tema de la siguiente edición y ajustar la profundidad del contenido. El buzón de preguntas es una herramienta para las preguntas y respuestas y, al mismo tiempo, una pista para conocer las necesidades de los participantes.